学校档案管理制度

学校档案管理制度

总 则

1、为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

    2、学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是维护学校工作历史面貌的一项重要工作。

3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案部门集中统一管理。

 

文书档案分管领导岗位职责

 

1、负责对学校档案工作的领导，重视档案建设，全面提高档案工作科学管理水平，更好地为学校服务。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和有关档案工作法律法规，将档案工作纳入领导议事日程，纳入机关工作目标管理，保证机关档案工作正常进行。

3、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求，开展对学校档案工作进行监督和指导，提高学校全体人员的档案意识，

4、组织召开学校档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，组织档案管理人员开展业务学习，提高学校档案管理水平。

5、根据档案发展规划和工作要求，积极主动地与档案行政管理部门联系，及时解决档案管理所需经费、设备及其它档案工作中存在的困难和业务问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。

6、配备相应的专职和兼职人员负责档案工作，关心档案工作人员的工作，提高他们的积极性，对档案管理成绩显著者给予奖励，对造成损失者，按情节给予处分。

 

文书档案人员岗位职责

1、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，热爱本职工作，建立健全本单位档案管理工作和各项制度，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

2、热爱档案事业，忠于职守，努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，争取领导和各职能部门的支持。

3、负责制定本校的档案工作计划、管理办法、档案保管期限划分和有关规定及监督和指导等工作。

4、督促和指导有关人员做好文件材料的收集、整理、归档，当年的文件材料于次年8月底前完成归档工作。

5、参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

6、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

7、严格执行档案借阅制度，对借阅的档案进行登记，并及时催讨，对归还的档案要加强检查，严把档案安全关。

8、负责对部门档案员进行业务指导，按规定及时做好档案的收进、移交、利用等各类登记工作，并进行统计汇总。

9、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确；积极开展档案信息的开发利用工作，编写编研材料，探索档案管理新途径。

10、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

11、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应登记造册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

12、按规定期限及时向当地档案馆移交档案，做到手续齐全，保证档案规范、安全移交。

13、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

14、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理，确保档案安全。

15、做好档案法制宣传工作，努力营造依法治档良好环境。

 

部门文书档案人员岗位职责

 

1、学习档案知识，提高业务水平。

2、坚持以法治档原则。结合日常工作，认真向本部门人员宣传党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，宣传档案工作的意义和作用。执行学校档案工作的规章制度。

3、督促本部门人员做好职能活动中形成的文件材料的收集和积累工作。并按照有关规定和手续，及时督促和协助做好立卷和存档移交工作。

4、在每一项活动结束后，帮助有关人员遵循档案自然形成的规律，保持文件材料之间的联系，整理好各类文件材料。认真检查文件材料的标题、内容、书写格式、墨水、纸张、标点符号、行文程序等，如有不符合规范要求的要及时修正完善，以保证文件材料的质量。

5、积极支持、配合专职档案人员的业务工作，协助综合档案室开展好档案工作。 

6、保守档案的秘密，维护档案的完整和安全。发现失密或其它损害事故，立即向有关方面报告，并及时解决。 

 

文书档案管理工作制度

 

       文书工作是学校工作的组成部分，是保证文件质量，提高工作效率的必要条件，也是为档案工作打好基础的一项重要工作。

1、文书工作必须做到及时、准确、安全。 

2、外单位来文一律由文书人员拆封，做到当天来文，当天登记，由文书人员负责传递、用印和归档。

3、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅文对象，阅后均应签字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文书人员办理借阅手续，并按时退还。

4、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保存。

5、各类会议都应指定专人，在专用记录纸上进行记录。通过电话发出和收到的重要通知、指示和报告等应记录后与文件同等对待。

6、本学校工作活动中形成的全部文件材料(包括照片、录音、录像、图表、荣誉证书等)，必须按照规定，及时向文书人员移交，集中管理，不得借故拖延留存。

7、文书人员应将办完的文件按照归档目录(文件分类方案)，随时归入有关条款的卷夹(盒)内。

8、严格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价值的文件材料，经过鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统一集中销毁处理。

 

文书档案归档制度

 

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、凡属本学校职能活动中形成的具有查考利用价值的文件、图纸、表格、声像、实物等各种门类、各种载体的材料均需进行科学的分类、立卷、编目、归档（具体归档范围按制定的《惠山区中小学文件材料归档范围及保管期限规定》执行）。

2、代管和学校有关的撤销学校的全部档案。

3、与学校业务工作有关的资料。

4、凡需归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备、并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水及其他有色笔。

5、党政部门形成的文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年8月前完成归档;教育教学部门形成的文件材料以及能按学年度归档的文件材料，统一在10月前完成归档;科研类文件材料在科研课题鉴定后归档;基建档案在基建工程项目竣工验收后两个月内归档;仪器设备档案在仪器设备材料安装验收合格，正常运行后即归档;当年形成的会计档案，由会计机构保管一年后，编制清册，移交综合档案室统一保管;声像、电子和实物等特殊载体档案，随时整理归档。

6、各类文件材料一般归档一式一份。

7、 学校档案室应对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

 

文书档案保管制度

 

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。为确保安全，防止泄密，非工作人员不得擅自进入库房，翻阅档案材料。

2、档案室必须有足够的专用柜架。柜架要排列整齐。档案排列应从左至右，自上而下，不得堆放与档案无关的物品。

3、存放照片、录音带、磁带、光盘等特殊载体需按顺序统一排列。

4、定期清理、核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时报告并采取相应措施。

5、档案室应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等防护设施。

6、档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

7、.档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，定期对温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度，相对湿度在45－60％之间。

8、档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

9、档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

10、库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

11、应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查，档案柜内应放置防霉、防虫药物，并及时更换。

12、对接收、移出档案必须履行登记、交接手续。

 

文书档案借阅制度

 

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、在查阅档案时，应做到以下几点：

（1）查阅人要填写《档案借阅登记表》，并在指定阅档室查阅。

（2）所借档案不得随意折叠、拆卷、弄脏、撕页，严禁随意更改和涂写；

（3）不得私自摘抄或影印档案、资料内容，如确需摘抄或影印，须经有关负责人同意，并要与原件认真校对、登记，盖章后方有效。

3、借阅和归还档案时，应办理登记、清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

4、借阅者在归还档案时必须如实填写档案利用效果记录。

5、借阅利用档案人及档案管理人员均要遵守保密守则，共同做好保密工作。档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，经校长或办公室主任批准，方可查阅。

 

文书档案保密制度

 

1、档案工作人员要认真贯彻《档案法》、《保密法》等有关法规文件、确保档案和档案机密的安全。

2、立卷、归档、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各个环节中都应注意保密。

3、档案应在专门库房或设备完善的档案装具中保存。

4、档案收进、移出必需建帐登记，做到帐档相符。

5、查阅档案，必须履行登记手续，并在阅档室查看。

6、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄漏档案内容。

7、档案材料一律不准带出学校，如有特殊情况须经分管领导同意，并采取必要的安全措施。

8、标了密级的文件严格按要求妥为保管、利用，无关人员不得超权限查阅。

9、销毁不归档文件材料和失去价值的档案，应造具清册，经分管领导批准，到指定地点销毁，并有两人监销 ，不得卖给非指定的废品收购部门或个人。

10、定期进行保密检查，发现失密、泄密情况立即报告，并积极采取补救办法。对失密泄密档案的人员，按有关规定作出严肃处理。

 

文书档案统计、鉴定、销毁和移交制度

 

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1、档案统计

（1）对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理部门报送档案工作基本情况统计表。

（2）统计工作应认真、求实、准确、及时。

2、档案鉴定

（1）档案鉴定工作应在分管校长的领导下，由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成鉴定小组，按规定程序进行。

（2）根据档案保管期限要求，鉴定小组应定期对室藏档案进行鉴定，对到期档案及时提出存、毁意见。

（3）档案鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

3、销毁档案程序

（1）失去保存价值的档案，鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写鉴定工作报告并报学校主管领导审批。销毁清册及鉴定报告应保存。

（2）销毁档案时，由学校派二人以上进行监销，并在销毁清册上签字。在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

4、档案移交

（1）按规定的范围和年限，及时向上级档案馆移交各类档案。

（2）档案人员调动工作时，必须办理完毕档案管理各项移交手续后，方能离开工作岗位。

（3）调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

干部档案管理工作制度

 

１、根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”，干部档案必须统一由主管该干部的单位的组织、人事部门保管，对不具备保管条件或档案较少的单位，干部档案应由上一级组织人事部门代管。

２、市委及市委组织部管理的干部，其档案由市委组织部集中统一管理。各市(县)、区委、有关部、委、办、局管理的干部以及机关本单位的干部，其档案由这些单位的组织、人事部门集中统一管理。

３、凡履行了正式聘任手续的聘任制干部（指非国家干部身份），在聘任期间，其档案按干部管理权限进行管理。

４、干部离退休后，其档案仍由该干部的管理部门保管。

 ５、干部死亡以后，市（县）、区管理的干部，其档案由原单位保管五年后，移交同级档案馆保存。其他干部档案，由原管理部门保管五年后，移交本机关档案部门保存。

６、流动人员的档案，按中组部人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》的精神进行管理。

７、干部档案管理人员的档案和其主要直系亲属的档案应由本单位分管领导保管。

                                 

干部档案工作人员职责

 

１、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色社会主义理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

２、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好干部档案。

３、钻研业务知识，熟悉收集、鉴别和整理干部档案材料的有关规定。

４、严格执行干部档案管理工作的有关规章制度，认真办理干部档案的查阅、借阅和转递手续。

 ５、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露干部档案内容。

６、调查研究干部档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好干部档案业务建设和业务指导。

７、工作调动时，必须做好干部档案和业务文件等移交工作。

 

 

干部档案转递制度

 

１、各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部档案。

２、转递干部档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

３、转递干部档案必须统一使用“干部档案转递通知单”，按所列项目详细登记，严密包封。

４、提取干部档案必须凭加盖本单位组织人事部门公章的“查阅干部档案审批表”，方可办理提取手续。

５、转出的干部档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。

６、接收单位在对干部档案核对无误后，应在“干部档案转递通知单”回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月未退回回执，转出单位要进行查询，以防丢失。

７、干部档案要随着干部调动及时转递。防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

                                        

干部档案利用制度

 

１、利用干部档案必须填写《查阅干部档案审批表》，并严格履行审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信利用干部档案。对不符合利用干部档案范围的，干部档案管理部门不予提供干部档案，对因出国、入党需了解其亲属情况的，可摘要提供证明材料。

 ２、查阅干部档案时，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

３、利用干部档案，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请求干部档案主管部门审查批准后才能复制。

４、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

５、干部档案一般不外借。如必须借出时，要经过干部主管部门负责人批准，借阅时间不超过15天。借阅期间不得擅自转借。

６、按照《干部档案工作条例》规定，查阅干部档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因需要，必须了解下属干部情况时，应由干部档案管理部门酌情介绍或提供所要了解的情况。

 

干部档案的保管保密制度

 

１、干部档案管理部门，应设有专用档案库房，配置铁质的档案柜，并明确专人管理。

２、库房的防水、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14°C－24°C，相对湿度45%-65%）。

３、保管干部档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

４、干部档案管理人员不准擅自向他人提供干部档案或泄露干部档案内容。严禁任何人携带干部档案进入公共场所。

                                     

干部档案材料的收集、鉴别与归档制度

 

１、干部档案材料收集工作严格执行中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，根据干部档案材料形成的规律和特点，与有关单位建立收集联系制度。

２、全面、及时地收集干部档案材料。要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察、考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

３、收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的材料，须盖章签字后，方能归入干部档案。

４、不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准后，方能销毁。

５、凡属于应归档的材料，要及时做好归档材料的登记，在一个月内归入干部档案袋内，每年装订入卷一次。

 

干部档案检查核对制度

 

1、在干部档案的接收、转出、借用及日常工作中，必须检查核对，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与材料相符。

2、接收干部档案时，看是否属于本部门管理范围；看单位、姓名、职务是否相符；看档案内容是否与档案转速单位开列的材料项目相符；看有无不需归档的材料；看档案材料是否完整齐全、整理装订是否符合要求。

3、转递干部档案时，一要清点材料、整理装订；二要注销档案名册，注明转出去向；三要办理转递手续。

4、接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。

5、每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。

6、每半年按干部名册核对一次干部档案名单，做到管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。